10 tips voor zakelijk schrijven

Zakelijk schrijven klinkt misschien een tikkeltje saai, maar dat hoeft het niet te zijn. Als je het goed doet, schrijf je teksten die niet alleen professioneel ogen, maar ook lekk’r lezen. En dat is belangrijk, of je nu een overtuigende e-mail, een belangrijk rapport of een heldere presentatie schrijft. Met deze tien tips til je je schrijfvaardigheden naar een hoger niveau. ⬇️

1. Schrijf kort en bondig ✍️

In zakelijke teksten draait het naast het maken van goede zinnen ook om duidelijkheid en snelheid. Laten we eerlijk zijn; we hebben geen tijd (of zin) om ellenlange zinnen te ontcijferen. Een kortere tekst betekent overigens niet dat je minder zegt. Je brengt dezelfde inhoud juist op een duidelijkere manier over. Bijvoorbeeld:

• Langdradig: "Het zou wellicht een goed idee kunnen zijn om na te denken over mogelijke verbeterpunten in de tekst."
• Kort en krachtig: "Denk bijvoorbeeld na over verbeteringen."

2. Gebruik heldere en eenvoudige taal 🌈

Je wil dat iedereen begrijpt wat je bedoelt. Helder schrijven is daarom cruciaal. Vermijd dus moeilijke woorden en vakjargon, tenzij je zeker weet dat je doelgroep deze termen ook kent. Bijvoorbeeld:

• Niet: "We moeten synergieën maximaliseren."
• Wel: "Laten we beter samenwerken."

Simpel = krachtig. Hou het begrijpelijk, zonder in te leveren op professionaliteit.

3. Zorg voor logische structuur 🧩

Je wil de lezer eigenlijk aan de hand nemen tijdens het lezen van je tekst. De lezer moet duidelijk kunnen zien welke informatie hij of zij gaat ontvangen en in welke volgorde. Zo kan die later bepaalde informatie ook makkelijker terugvinden, zonder weer de hele tekst te moeten lezen. De opbouw kan er zo uitzien:

1. De inleiding: Start met een duidelijke inleiding, waarin je het doel uitlegt.
2. Tussenkopjes met kernpunten:  Gebruik daarna tussenkoppen om je kernpunten van elkaar te scheiden.
3. Conclusie / CTA:  Eindig met een conclusie die de lezer niet alleen overtuigt, maar ook aanzet tot actie.

Voeg opsommingen toe, zoals deze, om het lekker overzichtelijk te houden.

4. Pas je taal aan de doelgroep aan 👩‍💻👨‍🔧

De toon van je tekst hangt af van wie hem leest. Bij zakelijk Nederlands is de manier van schrijven vaak formeel, wat prima werkt voor bijvoorbeeld een directievoorzitter. Voor collega’s of (sommige) klanten werkt een informeel tintje misschien beter. Professioneel schrijven betekent dat je altijd rekening houdt met je doelgroep. Test jezelf: zou je het zo ook hardop zeggen tegen je lezer? Nee? Dan is het tijd om te herschrijven!

5. Vermijd herhalingen en zet zinnen in andere woorden 🔄

Zoals hierboven besproken, is het belangrijk om je tekst zo kort mogelijk te houden. Daarom kun je herhalingen beter voorkomen. Lees je tekst eens hardop voor en vraag jezelf af of je sommige zaken dubbel vertelt. Als dit zo is, kun je de extra informatie uit je tekst laten. Vind je het toch belangrijk om iets te herhalen? Gebruik dan synoniemen, of formuleer de zin net iets anders. Zo hou je het verhaal levendig en dynamisch. Dit zorgt er ook voor dat je de aandacht van de lezer behoudt.  

6. Schrijf actief in plaats van passief ⚡

Actief schrijven is fris, helder en direct. Een actieve zakelijke schrijfstijl houdt de lezer beter betrokken. Passieve zinnen daarentegen? Een stuk saaier en lastiger om te lezen…

• Passief: "De werkzaamheden worden uitgevoerd door de consultant."
• Actief: "De consultant voert de werkzaamheden uit."

Een passieve zin bevat altijd het hulpwerkwoord ‘worden’ of ‘zijn’ en een voltooid deelwoord. In een actieve zin gebruik je maar één werkwoord in de tegenwoordige tijd. En dat maakt de zin kort’r en krachtiger! 

7. Gebruik de juiste toon en houd je aan de formaliteit 🗣️

Je tekst mag professioneel zijn, maar hoeft niet kil aan te voelen. Of je nu een formele tekst schrijft of zakelijk communiceert, voeg persoonlijkheid toe waar dat kan, zonder afbreuk te doen aan de professionele toon. Een grapje of luchtige zin – als het past, maakt je tekst sterker én leuker om te lezen. De gouden regel? Pas de toon aan de situatie én de lezer aan.

8. Check, check, dubbelcheck 🧐

Controleer altijd de spelling en grammatica. Spelling controleren is essentieel om fouten te vermijden. Een typefout kan zelfs de krachtigste tekst onderuithalen. Geen tijd om je tekst na te lezen? Gebruik tools zoals spellingcheckers, maar vertrouw niet blind op technologie. Professioneel schrijven betekent ook dat je een collega vraagt om mee te kijken. Samen voorkom je foutjes!

9. Maak je tekst lezersvriendelijk 📖

Ontvang je zelf weleens grote lappen tekst? Vaak heb je in zo’n situatie geen zin om alles te lezen. Dat wil je in je eigen teksten dus voorkomen! Lezergericht schrijven is de sleutel. Gebruik korte alinea’s en zinnen, veel witruimte, en opsommingen. Dit maakt je tekst niet alleen overzichtelijk, maar ook aantrekkelijk. Kortere zinnen zorgen ervoor dat lezers langer blijven hangen en je boodschap beter in zich opnemen.

10. Geef je tekst een commerciële of doelgerichte focus 🎯

Waarom schrijf je deze tekst? Wat wil je bereiken? Zorg ervoor dat je boodschap altijd gericht is op dat doel. Commercieel schrijven draait om helderheid en overtuiging. Geef je tekst een duidelijke call-to-action (CTA). Of dat nu "Meld je aan!", "Download de brochure!" of "Neem contact op!" is – maak duidelijk wat je van de lezer verwacht.

Klaar om te knallen? 🥳

Til je teksten naar een hoger niveau. Of het nu gaat om een pitch voor de directie, een belangrijke e-mail, of een verbeterplan – met deze 10 tips weet jij hoe het moet.