Effectief een vergadering leiden als consultant

Vergaderingen leiden: voor sommigen komt het van nature, maar anderen kunnen wel een steuntje in de rug gebruiken! Als consultant kun je er vaak niet omheen, of het nu gaat om een team meeting of een overleg met klanten. Een vergadering is een stuk succesvoller als de voorzitter hem goed voorbereidt het gesprek in goede banen kan leiden. Dit leidt tot tijdswinst, en waarschijnlijk ook tot een beter resultaat! Hieronder geven we je vier tips die je makkelijk kunt toepassen! 💪

1.        De voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk! De vergadering die je gaat leiden, is ingepland met een bepaald doel. Met dat doel in je achterhoofd, kun je alvast aan de voorbereiding beginnen. Het eerste wat je zou willen opstellen, is een agenda. Welke onderwerpen wil je bespreken? En wat is hierin een logische volgorde? 🤔 Die onderwerpen noteer je alvast kort en bondig. Op die manier zorg je ervoor dat je geen punten vergeet, en dat de deelnemers van de vergadering zich alvast kunnen voorbereiden op wat er besproken gaat worden. Zorg er wel voor dat je de agenda overzichtelijk en realistisch houdt. Denk alvast na over hoeveel tijd je aan elk onderwerp zou willen besteden. Merk je dat je tijd tekortkomt? Dan is het misschien handiger om een tweede vergadering in te plannen om de overige punten te bespreken. Verder is het ook handig om alvast een taakverdeling te maken. Wie is de voorzitter en wie maakt de notities? Door hier alvast over na te denken, krijg je een strakkere vergaderstructuur en verlies je geen tijd tijdens de vergadering. Daarnaast weten alle deelnemers wat er tijdens het overleg van ze verwacht wordt, en daardoor kunnen ze hun focus er een stuk beter bij houden!

2.        De opening en structuur

Een inspirerende en sterke opening blijft hangen en zet de toon! Begin met een korte anekdote, een opvallend feitje of zelfs een grapje. Zo houd je de aandacht vast en creëer je meteen een positieve sfeer. 👏 Vervolgens kun je even kort bij de aanwezigen inchecken. Hoe voelen ze zich? Wat hebben ze in het weekend gedaan? Hou het luchtig, zodat de deelnemers vrolijk aan de vergadering kunnen beginnen. Hierna kun je ter zake komen. Leg uit waarom jullie samen zijn gekomen en wat er op de agenda staat. Zo weet iedereen wat ze van de vergadering kunnen verwachten.

3.        Het leiderschap

Als voorzitter heb je de leiding over het overleg. Dit betekent dat jij bepaalt welke punten er wanneer besproken worden. Het is daarin belangrijk om iedereen aan bod te laten komen. Er zullen vaak een paar deelnemers zijn die hun mening eerder geven dan anderen. Het is ook jouw taak om in te grijpen als de deelnemers te lang bij een onderwerp blijven hangen, of als er een (te heftige) discussie ontstaat. Deelnemers van een vergadering hebben soms de neiging om lang door te blijven praten over een agendapunt. Het is aan jou om knopen door te hakken en aan te geven wanneer een agendapunt is afgesloten. ✅Zo hou je de vaart in het overleg! Het is belangrijk dat je de balans houdt tussen luisteren en leiden, zodat je de agenda kunt beheren en de vergadering soepel kunt laten verlopen.

4.        De vergadering positief afsluiten

Is de vergadering ten einde? Dan is het de taak van de voorzitter om hem goed af te sluiten. In principe behandel je de volgende punten:

• Rondvraag
• Korte samenvatting belangrijkste punten
• Actielijst
• Vervolg
• Positieve noot

Het kan natuurlijk voorkomen dat een deelnemer nog een vraag of toevoeging heeft. Bij de afsluiting is hier kort ruimte voor, zodat niemand de vergadering met een ontevreden gevoel verlaat.

Tijdens de afsluiting bespreek je ook de belangrijkste punten als korte herhaling. Dit geeft ook het gevoel dat het overleg effect heeft gehad en dat jullie iets bereikt hebben.

Als het goed is, heeft een van de deelnemers tijdens de vergadering genotuleerd. Hij of zij heeft per punt de acties opgeschreven. Deze worden nog even kort besproken, zodat iedereen weet wat hem of haar te doen staat. Het is belangrijk om hier ook een deadline aan vast te hangen, anders verlies je momentum! Sowieso is het slim om een vervolgoverleg in de plannen als dit nodig is. 📅

De échte afsluiting van de vergadering mag kort en krachtig zijn: een bedankje, een grapje of een aanmoediging bijvoorbeeld. Zo verlaat iedereen de ruimte met een positief gevoel, en enthousiasme om aan de actielijst te beginnen! 🦾

Jouw kwaliteiten verder ontwikkelen?

Hopelijk helpen deze tips je verder! Heb je het gevoel dat je skills nóg beter kunnen? Check dan onze vacatures. Bij doen’r helpen we je groeien, ontdekken én excelleren.

Klik hier om te zien hoe jouw carrière als consultant eruit kan zien!