OpdrachtgeversBurgerzaken Gemeente Rotterdam

Drukte bij Burgerzaken. Opschalen als het nodig is.

De drukke periode kwam eraan. Het vaste team zat al vol.

Meer aanvragen voor paspoorten, ID-kaarten en rijbewijzen zorgden voor extra druk bij Burgerzaken. Gemeente Rotterdam had tijdelijk extra mensen nodig, maar wel flexibel: opschalen als de druk toenam en weer afschalen als het rustiger werd.

doen’r zette een vaste pool op van mensen die konden bijspringen wanneer dat nodig was. Zo kreeg Burgerzaken extra capaciteit zonder die structureel vast te zetten.

Week 1

Vraag en profiel scherp

Week 2

Intakes bij de gemeente

Week 3

Pool klaar voor inzet

doen'r Kantoor 2
Gemeente Rotterdam 1

Tijdelijk opschalen, zonder mensen vast te zetten

Door een verandering in de geldigheid van paspoorten, rijbewijzen en identiteitskaarten verwachtte Gemeente Rotterdam extra drukte bij Burgerzaken.

Alle capaciteit in één keer aannemen was niet logisch. De druk zou niet constant zijn en vooraf was lastig te voorspellen wanneer hoeveel extra mensen nodig waren.

Daarom zocht de gemeente naar een flexibele oplossing: een vaste groep mensen die klaarstond en kon worden ingezet zodra de druk opliep. doen’r kreeg de opdracht om die pool op te bouwen en beschikbaar te houden.

Zo bouwden we een flexibele pool op

in 4 stappen

Eerst scherp wie er nodig was

Samen met de gemeente brachten we in kaart welk type persoon bij Burgerzaken past: nauwkeurig, administratief sterk, makkelijk in contact en niet bang om vragen te stellen.

Een eigen kandidatenpool opgebouwd

Recruitment en marketing gingen gericht op zoek naar mensen die bij de opdracht pasten. Onder andere studenten die naast hun studie relevante werkervaring wilden opdoen bij de gemeente.

Geselecteerd op werk én persoonlijkheid

Kandidaten werden vooraf getest en geselecteerd. Daarna volgde een intake bij de gemeente. Zo keken we niet alleen naar wat iemand kan, maar ook of iemand echt binnen het team en de opdracht past.

Opschalen zodra het nodig was

Liep de druk op? Dan kon de gemeente snel terugvallen op de pool. Geen nieuwe zoektocht, maar mensen die al geselecteerd waren en klaarstonden voor inzet.

Van steeds opnieuw zoeken naar een pool die klaarstond

In het begin was deze manier van werken ook voor Gemeente Rotterdam nieuw. Wie heb je precies nodig? Hoeveel mensen houd je beschikbaar? En hoe zorg je dat je kunt opschalen zonder telkens opnieuw te beginnen?

“We hoefden niet iedere keer opnieuw te beginnen. Er stond een groep klaar die we konden inzetten zodra de druk opliep.” Dominique Bijsmans- Vraagmanager

Gedurende de opdracht werd dat steeds scherper. doen’r hield contact met beschikbare kandidaten en stemde met de gemeente af wie op welk moment het beste paste. Zo groeide een werkwijze waarmee Burgerzaken kon op- en afschalen wanneer de druk veranderde.

De samenwerking liep uiteindelijk ongeveer 2,5 jaar. Van de doen’rs die daadwerkelijk startten, bleek het overgrote deel goed op zijn plek. Acht à negen mensen kwamen uiteindelijk zelfs bij de gemeente in dienst.

Dominique BijsmansVraagmanager

Waarom doen’r

Snel kunnen opschalen

Drukte laat zich niet altijd precies plannen. Daarom bouwen we capaciteit op die kan meebewegen zodra het werk daarom vraagt.

Meer dan een cv doorschuiven

Niet alleen ervaring telt. We kijken ook naar hoe iemand werkt, communiceert en binnen het team past.

Wij houden de pool in beweging

Kandidaten vinden, contact houden, afstemmen en selecteren: wij regelen wat nodig is om de juiste mensen beschikbaar te houden.

Wat leverde het op?

  1. 1

    Ongeveer 2,5 jaar flexibel extra capaciteit bij Burgerzaken

    Burgerzaken kon gedurende de samenwerking extra mensen inzetten op de momenten dat de druk daarom vroeg.

  2. 2

    Opschalen zonder een groot vast team

    De gemeente hoefde niet voor een tijdelijke piek structureel extra mensen aan te nemen, maar kon de capaciteit laten meebewegen met de drukte.

  3. 3

    Een kandidatenpool om op terug te vallen

    Bij nieuwe drukte hoefde de zoektocht niet steeds opnieuw te beginnen. Er waren kandidaten beschikbaar die al waren geselecteerd voor de opdracht.

  4. 4

    9 doen’rs stroomden uiteindelijk door naar een baan bij de gemeente

    Een deel van de tijdelijke versterking bleek zo goed te passen dat negen doen’rs uiteindelijk bij de gemeente in dienst kwamen.

  5. 5

    Steeds scherper zicht op wie er past

    Gedurende de samenwerking werd steeds duidelijker welk profiel goed werkte bij Burgerzaken. Die kennis kon bij iedere volgende inzet opnieuw worden gebruikt.

Tijdelijk extra mensen nodig?

Dominique BijsmansVraagmanager
dominique@doen-r.nl+31641815179