Hoe voer je een succesvol slechtnieuwsgesprek?

Als leidinggevende, manager, junior consultant of gewoon als werknemer ontkom je helaas niet aan slechtnieuwsgesprekken. En hoewel ze kunnen leiden tot iets positiefs, zien de meeste mensen er erg tegenop om zo'n gesprek te voeren. Een slechtnieuwsgesprek kan gaan over het niet verlengen van een arbeidsovereenkomst, het niet goed functioneren van een medewerker of bijvoorbeeld een reorganisatie. Het zijn boodschappen die de boodschapper niet wil brengen, en de ontvanger niet wil ontvangen. Het slechte nieuws zal nooit goed nieuws worden, maar dat betekent niet dat het gesprek geen goed gesprek kan zijn! In deze blog lees je hoe je succesvol slechtnieuwsgesprekken kunt voeren.

Waarom zien we er zo tegenop?Slecht nieuws brengen is nooit leuk. De hoofdreden hiervoor is dat je de ontvanger waarschijnlijk emotioneel raakt met het nieuws wat je brengt. Misschien ken je je werknemer wel goed, en leef je met hem of haar mee, of sta je niet achter het nieuws wat je moet brengen (misschien komt het van hogerop). Daarnaast kan niet iedereen even goed omgaan met de eventuele emotionele reactie die het nieuws opwekt. Het is goed om te beseffen dat de manier waarop je het nieuws brengt een groot verschil kan maken in hoe het wordt ontvangen.

Hoe pak je het aan?

Bereid je voor

Het voelt misschien gek, maar denk van tevoren na over hoe je het slechte nieuws wil brengen. Bedenk een paar zinnen waarmee je het nieuws zo duidelijk mogelijk over kunt brengen. Geef daarbij meteen de reden, en zo veel mogelijk feiten. Een slechtnieuwsgesprek is een gevoelig gesprek wat veel emotie kan opwekken, daarom kan improviseren erg lastig zijn.

Breng het nieuws zo snel mogelijk

Soms hopen mensen dat uitstel tot afstel leidt, zodat ze het slechte nieuws helemaal niet hoeven te brengen. In de meeste gevallen gebeurt dit echter niet. Het is dan beter om de ontvanger alvast voor te bereiden op wat hem of haar te wachten staat. Daarnaast is het belangrijk dat werknemers slecht nieuws ontvangen vanuit hun manager, en niet vanuit een andere bron. Zorg er dus voor dat je het slechte nieuws op tijd deelt, zo help je je werknemers en kunnen zij je achteraf niks verwijten.

Geef een kleine aankondiging

Moet je echt slecht nieuws brengen en wil je iemand toch een beetje voorbereiden? Dan is een simpele 'we moeten praten' voldoende. Op dat moment zal de persoon in kwestie misschien even schrikken, maar beseft hij of zij zich wel dat er een serieus gesprek gaat plaatsvinden. Dankzij deze aankondiging kan hij of zij zich dan voorbereiden op wat er gaat komen.

Draai niet om de boodschap heen en verzacht het niet

Vaak zien we directe mensen als bot of brutaal. Ze kunnen je met een negatieve nasmaak achterlaten en komen vaak weinig empathisch over. Bij slechtnieuwsgesprekken is de directe aanpak echter juist de beste! Dit verzinnen we niet, maar is ook echt uit onderzoek gebleken (A. Manning, N. Amara, 2017). Als je meteen het slechte nieuws brengt, toont dit respect naar je werknemers. Dit respect krijg je uiteindelijk ook terug. Daarnaast zorgt een directe aanpak ook voor meer duidelijkheid. Het heeft geen nut om de boodschap of de gevolgen te verzachten, de waarheid haalt je toch wel in. 😉

Neem verantwoordelijkheid

Dit punt is vooral belangrijk als het slechte nieuws voortkomt uit een blunder vanuit de organisatie. Het kan makkelijk zijn om te zeggen 'dat je het er niet mee eens bent', maar hierdoor zul je alleen maar ongeloofwaardiger overkomen. Je kunt best zeggen dat iets de fout van de organisatie is. Je zult hiervoor waarschijnlijk niet persoonlijk worden afgewezen, maar eerder als eerlijk en oprecht worden beschouwd.

Raakt het slechte nieuws iemand persoonlijk? Toon dan vooral compassie en geef aan dat je snapt hoe het slechte nieuws bij die persoon aankomt. Geef de persoon ook ruimte om het nieuws even te laten bezinken. Overdrijf echter niet; je hoeft geen knuffels te geven of koekjes uit te delen. Je blijft in die situatie uiteindelijk slechts de boodschapper.

Luister

Nadat je eerlijk hebt verteld wat er speelt, moet je de ruimte laten aan de ander om te reageren. En die reactie kan best heftig zijn! Sommige mensen worden boos of erg verdrietig, en anderen klappen juist helemaal dicht. Het enige wat je kunt doen is aangeven dat je hoort wat de ander zegt, en goed antwoord geven op eventuele vragen. Ook hiervoor geldt: doe dit zo direct en eerlijk mogelijk. Daarnaast kan het goed zijn om aan te geven dat je begrijpt wat de ander voelt, door bijvoorbeeld te zeggen dat je snapt dat het een teleurstelling kan zijn.

Leg uit wat de ander te wachten staat

Op dit moment neem je weer de leiding in het gesprek om te kijken naar de volgende stappen. Misschien bied je vanuit de organisatie hulp aan, of kun je voor een financiële compensatie zorgen. Dit geeft ook een positieve draai aan het gesprek. Let er wel op dat je geen loze beloftes doet, je moet de stappen wel op kunnen volgen!

Het kan daarnaast handig zijn om een volgend contactmoment in te plannen, zodat je dit niet uit het oog verliest. In de tussentijd kun je een gespreksverslag schrijven, zodat de ontvanger van het slechte nieuws een helder overzicht krijgt van wat er is besproken. Hiermee voorkom je ruis, en laat je de ruimte aan de ander om nog een en ander na te lezen en mogelijk vragen te stellen.

Hopelijk helpen deze tips je bij het voeren van slechtnieuwsgesprekken. Onthoud: je bent verantwoordelijk voor hoe je de boodschap brengt, maar niet voor hoe die wordt ontvangen!